قواعد الرقابة المالية على حسابات الأوقاف التي تتولى النظارة عليها أو إدارتها جهة حكومية

الباب الأول: أحكام عامة
المادة الأولى: التعريفات:
يقصد بالمصطلحات والعبارات الآتية -أينما وردت في هذه القواعد- المعاني الموضحة أمام كل منها، ما لم يقتضِ السياق غير ذلك:
القواعد: قواعد الرقابة المالية على حسابات الأوقاف التي تتولى النظارة عليها أو إدارتها جهة حكومية.
الجهة: الهيئة العامة للأوقاف أو أي من الجهات الحكومية التي تتولى النظارة على وقف أو إدارته.
الوقف: الوقف الذي تتولى الجهة النظارة عليه أو إدارته.
الرقابة المالية: السياسات والإجراءات والوسائل التي يُتحقَّق -من خلالها- من سلامة العمليات التي لها أثر مالي على القوائم المالية، والمعلومات المالية والتقارير الخاصة بالوقف.
الرقابة الداخلية: عمليات تُصمَّم لتعطي تأكيدًا معقولًا حول تحقيق الوقف لأهدافه التشغيلية والمالية والامتثال للتحقق من أن العمليات ذات كفاية وفاعلية، وأن التقارير المالية ملائمة ويمكن الاعتماد عليها، وللتحقق من مدى التزام الوقف بشروط الواقفين والأنظمة واللوائح والأدلة والتعليمات والقرارات ذات الصلة.
المراجعة الداخلية: نشاط استشاري تأكيدي موضوعي ومستقل مصمم لإضافة قيمة وتحسين عمليات الوقف، ويساعد الوقف على تحقيق أهدافه من خلال تقديم منهج منظم لتقييم وتحسين كفاية وفعالية عمليات الحوكمة وإدارة المخاطر والرقابة.
المجلس: مجلس إدارة الجهة -أو ما يقوم مقامه من حيث الاختصاصات والصلاحيات- في أعمال النظارة على الوقف أو إدارته.
كبار التنفيذيين: الأشخاص المنوط بهم إدارة عمليات الوقف اليومية واقتراح القرارات الاستراتيجية وتنفيذها من منسوبي الجهة، كالمدير التنفيذي ونوابه والمدير المالي.
المادة الثانية: أهداف القواعد:
تهدف القواعد إلى الآتي:
1- تعزيز المسؤولية ومعايير النزاهة والشفافية عند تطبيق الرقابة المالية على حسابات الوقف.
2- ضبط وحوكمة إجراءات الرقابة على أموال الوقف بما يضمن تنفيذ شروط الواقفين واستثمار أموال الوقف والمحافظة عليها.
3- تعزيز الاستدامة المالية للوقف.
4- تعزيز الثقة في البيانات المالية الصادرة من الوقف، وتعزيز كفاية وفاعلية عمليات وأنشطة الوقف.
5- تحقيق عدالة التعاملات المالية للوقف للحصول على أسعار تنافسية عادلة، وإعطاء أفضلية للمحتوى المحلي والمنشآت الصغيرة والمتوسطة.
6- وضع الحد الأدنى من متطلبات الرقابة المالية تكون مكملة لغيرها من الأحكام المراعاة لدى الجهة.
المادة الثالثة: نطاق السريان:
تسري القواعد على الأوقاف التي تتولى الجهة النظارة عليها أو إدارتها.
الباب الثاني: القواعد الرئيسة للحوكمة
المادة الرابعة: لجنة المراجعة:
1- تشكل بقرار من المجلس -إذا لم تكن في الجهة لجنة مراجعة- لجنة مستقلة من غير أعضاء المجلس التنفيذيين تسمى (لجنة المراجعة)؛ ترتبط تنظيميًّا بالمجلس، وتتكون من أعضاء لا يقل عددهم عن (ثلاثة) ولا يزيد على (خمسة)، ويكون من بينهم مختص في الشؤون المالية والمحاسبية، ويتولى رئاستها عضو مستقل.
2- تهدف لجنة المراجعة إلى تحقيق الآتي:
أ- حماية أموال الأوقاف وممتلكاتها.
ب- ضمان سلامة ونزاهة التقارير والقوائم المالية، وأنظمة الرقابة الداخلية في الوقف.
ج- ضمان فاعلية العمليات الإدارية والمالية وكفايتها.
3- يضع المجلس لائحة عمل للجنة المراجعة تتضمن ما يتصل بالتقارير المالية، والمراجعة الداخلية، ومراجع الحسابات، وآليات ضمان الالتزام للأوقاف.
4- تختص لجنة المراجعة بالرقابة على الوقف، وتشمل مهماتها -بحد أدنى- ما يأتي:
أ- فيما يتصل بالتقارير المالية:
1- دراسة القوائم المالية وإبداء رأيها قبل عرضها على المجلس؛ لضمان نزاهتها وعدالتها وشفافيتها.
2- إبداء الرأي الفني -بناءً على طلب المجلس- فيما إذا كان تقرير المجلس والقوائم المالية للوقف عادلة ومتوازنة وتتضمن المعلومات التي تتيح تقييم المركز المالي للوقف وأدائه ونموذج عمله واستراتيجيته.
3- دراسة المسائل المهمة أو غير المألوفة التي تتضمنها التقارير المالية.
4- الفحص الدقيق لما قد يثيره المدير المالي للوقف أو من يتولى مهماته أو مسؤول الالتزام في الوقف أو مراجع الحسابات.
5- التحقق من التقديرات المحاسبية في المسائل الجوهرية الواردة في التقارير المالية.
6- دراسة السياسات المحاسبية المتبعة في الوقف، وإبداء الرأي والتوصية للمجلس في شأنها.
ب- فيما يتصل بالمراجعة الداخلية:
1- دراسة نظم الرقابة الداخلية والمالية وإدارة المخاطر في الوقف، ومراجعتها.
2- دراسة تقارير المراجعة الداخلية ومتابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية بناءً على الملحوظات الواردة فيها.
3- التوصية للمجلس بتعيين مدير وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية أو المراجع الداخلي واقتراح مكافآته.
4- الرقابة والإشراف على أداء وأنشطة المراجع الداخلي ووحدة أو إدارة المراجعة الداخلية في الوقف (إن وجدت)؛ للتحقق من توافر الموارد اللازمة وفعاليتها في أداء الأعمال والمهمات المنوطة بها.
ج- فيما يتصل بمراجع الحسابات:
1- التوصية للمجلس بترشيح مراجعي حسابات الوقف وعزلهم وتحديد أتعابهم وتقييم أدائهم، بعد التحقق من استقلالهم ومراجعة نطاق عملهم وشروط التعاقد معهم.
2- التحقق من استقلال مراجعي حسابات الوقف وموضوعيتهم وعدالتهم، ومدى فعالية أعمال المراجعة، مع الأخذ في الاعتبار القواعد والمعايير ذات الصلة.
3- مراجعة خطة مراجعي حسابات الوقف وأعمالهم، والتحقق من عدم تقديمهم أعمالًا فنية أو إدارية تخرج عن نطاق أعمال المراجعة، وإبداء مرئياتها حيال ذلك.
4- الإجابة عن استفسارات مراجعي حسابات الوقف.
5- دراسة تقرير مراجعي حسابات الوقف وملحوظاتهم على القوائم المالية ومتابعة ما اتُّخذ في شأنها.
د- فيما يتصل بضمان الالتزام:
1- التحقق من التزام الوقف بالأنظمة واللوائح والسياسات والتعليمات ذات العلاقة.
2- مراجعة نتائج تقارير الجهات الرقابية، والتحقق من اتخاذ الوقف الإجراءات اللازمة بشأنها.
3- مراجعة العقود والتعاملات المقترح أن يجريها الوقف مع الأطراف ذوي العلاقة، وتقديم مرئياتها حيال ذلك إلى المجلس.
4- الرفع إلى المجلس بالمسائل التي ترى ضرورة اتخاذ إجراء في شأنها، وإبداء توصياتها بالإجراءات التي يتعين اتخاذها.
5- تُضَمن لائحة عمل لجنة المراجعة مهمات اللجنة وقواعد اختيار أعضائها، وآلية ترشيحهم، ومدة عضويتهم، ومكافآتهم، وحقوق وواجبات رئيسها وأعضائها، وضوابط وإجراءات عملها.
المادة الخامسة: ركائز الحوكمة:
يجب أن يكون للجهة إطار عام لحوكمة الوقف ضمن وثيقة أو أكثر (بحسب الأحوال) تتضمن -بحد أدنى- الآتي:
1- مصفوفة صلاحيات المجلس والإدارة التنفيذية للوقف، تحدِّد الأدوار والمسؤوليات لنظارة أو إدارة شؤون الوقف، والصلاحيات المالية المناسبة التي تسهم في كفاية الأداء وسرعة اتخاذ القرار.
2- تنظيم العلاقة مع المستفيدين من الوقف تهدف إلى حفظ حقوقهم.
3- سياسة إدارة المخاطر ذات الأثر المالي في الوقف، على أن تشمل تحديد المخاطر ذات الأثر المالي التي يمكن أن يتعرض لها الوقف ومدى تكرر المخاطر ودرجة احتمال وقوعها، ودرجة خطورتها، والمخاطر التي يمكن تقبّلها، واستراتيجية التعامل معها، والحلول التي يجب انتهاجها لدرء تلك المخاطر أو تقليلها أو تخفيف آثارها.
4- سياسة الإبلاغ عن المخالفات والممارسات غير المشروعة.
5- سياسة تنظيم تعارض المصالح تغطي جميع الجوانب المتعلقة بالوقف، وتكفل تطبيق معايير النزاهة والشفافية، على أن تتضمن تشكيل لجنة مختصة بحالات تعارض المصالح تتولى النظر في المسائل التي قد تنطوي على حالة تعارض مصالح، يراعى فيها تحقيق متطلبات استقلاليتها، وتحديد الإجراءات المتعين اتخاذها في شأن حالات تعارض المصالح بما يكفل تحقق مصلحة الوقف.
6- سياسة مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، تأخذ في الاعتبار الأنظمة واللوائح -وما في حكمها- المتصلة بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، وتتضمن -بحد أدنى- الآتي:
أ- تنفيذ عمليات الدفع والتحصيل المتعلقة بالوقف عن طريق قنوات آمنة وموثوقة.
ب- معلومات كافية عن المستفيدين الحقيقيين من ريع الوقف، وعن المتبرعين وذوي العلاقة، والتحقق بجميع الوسائل الممكنة والموثوقة، وتحديثها دوريًّا.
ج- تصميم وتنفيذ التدابير الرقابية الكافية للتعامل مع مخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
7- ضوابط رقابية لحساب الريع القابل للتوزيع والصرف على المستفيدين منه.

الباب الثالث: القواعد الرئيسة للرقابة المالية
المادة السادسة: الإطار العام للرقابة المالية:
على الجهة القيام بالآتي:
1- تصميم وتنفيذ نظام رقابة داخلية فاعل يعزز سلامة المعاملات المالية والمحافظة على أموال الوقف، ويحقق الشفافية والمساءلة والامتثال، ويوفر تقارير موثوقة وفقًا لأفضل الممارسات.
2- المتابعة الدورية لممارسات الحوكمة والرقابة المالية على حسابات الوقف لتحقيق الالتزام بالأنظمة واللوائح ذات العلاقة.
المادة السابعة: حفظ أموال الوقف وممتلكاته، وتسجيلها:
1- على الجهة ما يأتي:
أ- وضع لائحة مالية للأوقاف تكون منفصلة عن اللائحة المالية الخاصة بها تتضمن تنظيم العمليات المالية للوقف.
ب- اتخاذ ما يلزم لحماية أصول الوقف من خلال توثيقه لدى الجهات المختصة باستخدام طرق الإثبات والتوثيق النظامية.
ج- الاحتفاظ بحسابات وقوائم مالية خاصة بالوقف، مستقلة عن حساباتها وقوائمها المالية.
د- إنشاء سجل خاص لإثبات وتسجيل جميع البيانات والمعلومات المتعلقة بأعيان الوقف، وحصر جميع أسماء وأعيان الوقف؛ لغرض تنظيم تسجيلها في سجلات الوقف، تحت أسماء مبينة، ووفق السياسات المحاسبية المعتمدة لهذا الغرض المتوافقة مع طبيعة الوقف.
هـ- الالتزام بتوزيع ريع الوقف بحسب شروط الواقفين ووفق الأنصبة المقررة فيها لمجالات الصرف المنصوص عليها في صك الوقفية.
و- الالتزام بتنفيذ عمليات الدفع والتحصيل المتعلقة بالوقف من خلال الوسائل التي اعتمدتها الجهة المختصة.
ز- وضع سجل آلي لمعلومات المستفيدين من الريع يحدث دوريًّا.
ح- الالتزام بحفظ سجلات الوقف ومستنداته المتعلقة بالتعاملات المالية وفقًا للأحكام النظامية ذات العلاقة.
2- عند حاجة الوقف للإعمار أو الإصلاح يجوز للمجلس أو من يفوضه التموُّل، وإذا تطلّب الحصول على التمويل رهن الوقف؛ جاز رهن ريع الوقف دون أصله، ووفقًا لما تقرره اللائحة المالية في شأن عملية التموُّل.
3- لا يجوز استعمال التبرعات المقدمة لإنشاء وقف جديد أو تمويل وقف قائم إلا في الغرض الذي جمعت من أجله ووفقًا للشروط والمصارف المنصوص عليها وبحسب ما تقضي به الأنظمة المراعاة.
4- دون إخلال بشروط الواقفين، لا يجوز التصرف في أصل الوقف بالبيع أو الاستبدال أو النقل أو غيرها من صور التصرف إلا بعد الحصول على الموافقات النظامية اللازمة.
المادة الثامنة: العناية بشروط الواقفين:
1- على الجهة حصر شروط الواقفين.
2- دون إخلال بالأحكام الشرعية أو النظامية ذات العلاقة، يجب الالتزام بتنفيذ شروط الواقفين إلا إذا استحال تنفيذها، أو شقّ الوفاء بها، أو اقتضت مصلحة راجحة للوقف عدم التنفيذ، ويُرجَع في ذلك إلى المحكمة المختصة.
المادة التاسعة: التنظيم المالي للوقف:
1- تضع الجهة الأسس والقواعد الرئيسة للنظام المالي والمحاسبي للأوقاف، وتتحقق من وضع الأنظمة الرقابية على الأعمال المالية للأوقاف وما في حكمها.
2- على الجهة إعداد دليل للسياسات المحاسبية يكون مكملًا للّائحة المالية للأوقاف، ويهدف إلى ضبط العمليات المحاسبية لنشاط الوقف، وتكون السياسات ملائمة لنشاط الوقف، ووفق المعايير المعتمدة الصادرة عن الجهة المختصة.
3- على الجهة فصل النظام المحاسبي للأوقاف عن النظام المحاسبي لها، بما يضمن عدم الخلط بين حسابات الجهة وحسابات الأوقاف، بهدف إحكام الرقابة على العمليات المالية والمحاسبية.
4- يجب أن يشتمل النظام المحاسبي على أربعة عناصر أساسٍ -بحد أدنى- وفق الآتي:
أ- المستندات المحاسبية: وتثبت فيها كل عملية مالية بالدفاتر والسجلات وفقًا للأسس المحاسبية، ولا يجوز تحصيل أي مبلغ من أموال الوقف ولا صرفه إلا بناءً على المستندات الدالة على التحصيل والصرف، ويجب حفظها لتدعم الرقابة.
ب- السجلات المحاسبية (الدفاتر): وتسجل فيها العمليات والأحداث المالية المرتبطة بالوقف، وذلك من واقع المستندات المؤيدة للحدث.
ج- دليل الحسابات: قائمة منظمة أو جدول بأسماء وأرقام حسابات عناصر القوائم المالية، ويتم إعداد هذا الدليل بناءً على خطة لتبويب الحسابات لتعكس جميع المعاملات المالية وأسمائها، ويأخذ هذا الدليل أسلوبًا للترميز يسهل استخدامه.
د- التقارير المالية: آلية لعرض نتائج معاملات الوقف ونشاطه خلال مدة معينة، وتقديمها لأصحاب الصلاحية لتساعد في اتخاذ مختلف القرارات.
المادة العاشرة: التخطيط المالي للوقف:
1- على الجهة إعداد الموازنة التقديرية للأوقاف، على أن يكون العمل على مشروع الموازنة قبل نهاية السنة المالية بوقت كافٍ، وتُعرض على المجلس لاعتمادها قبل انتهاء السنة المالية.
2- يجب أن تغطي الموازنة التقديرية للأوقاف أهم أوجه النشاط في الوقف باعتبارها خطة شاملة لفترة مستقبلية، وأن تشتمل -بحد أدنى- على الآتي:
أ- ريع الأوقاف التقديرية.
ب- مصروفات الأوقاف التشغيلية والرأس مالية.
ج- مصارف الأوقاف (الصرف على المستفيدين).
3- على الجهة تأسيس نظام لقياس الأداء ومتابعة مدى التقدم في تنفيذ التخطيط المالي بشكل موضوعي وفعال، يشمل عملية إعداد تقارير الأداء ومقارنة النتائج الفعلية مع التقديرية، وتحليل الانحرافات لمعرفة ودراسة أسبابها وتطوير الإجراءات التصحيحية لمعالجتها.
المادة الحادية عشرة: استثمار الأوقاف وتنميتها:
1- دون إخلال بشروط الواقفين، يجب الالتزام بصيانة الوقف وإصلاحه، وأخذ جميع التدابير التي تضمن ذلك، ومنها استقطاع مبلغ من ريع الوقف قبل صرفه وتوزيعه لتغطية تكاليف صيانة الأصل الموقوف وتشغيله، وكذلك تغطية التكاليف الأخرى اللازمة لتشغيل الوقف وإدارته، وبالقدر المناسب لذلك الغرض.
2- تضع الجهة لائحة لاستثمار أموال وأعيان الأوقاف تحدد أهداف الاستثمار وتنظم القرارات المتصلة به والأطر الأساس للأعمال الاستثمارية والقواعد الإرشادية للعاملين في مجال الاستثمارات أو من توكل إليهم مهمات الاستثمار.
3- تراعي الجهة في لائحة الاستثمار -بحد أدنى- أن يكون الاستثمار وفق الضوابط الآتية:
أ- أن يكون في صيغ متوافقة مع أحكام الشريعة الإسلامية.
ب- أن يكون في قنوات آمنة معقولة المخاطر.
ج- أن يُحقق عوائد معقولة بحسب العروض المتوفرة في السوق.
د- أن تكون مدته متناسبة مع الاحتياجات المالية للوقف، ومصارفه.
هـ- ضمان وجود آلية للتخارج منه في العقود المبرمة.
المادة الثانية عشرة: الإفصاح والشفافية:
على الجهة ما يأتي:
1- الالتزام بالسياسات والمعايير المحاسبية الصادرة عن الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين، وإعداد دليل للسياسات المحاسبية يهدف إلى ضبط العمليات المحاسبية لنشاط الوقف وجعلها ملائمة له.
2- الإفصاح المالي عن جميع المعلومات المحاسبية المتعلقة بمعاملات الوقف خلال المدة المالية المحددة من خلال القوائم المالية.
3- الإفصاح عن المكافآت والمزايا المالية التي يتقاضاها أعضاء المجلس وكبار التنفيذيين فيما يتصل بالوقف.
4- إتاحة المعلومات والبيانات لمن له نظامًا حقُّ الاطلاع عليها أو من ترى الجهة أهمية اطلاعه عليها، وذلك حال طلبها.
5- الالتزام بالمتطلبات الواردة في الميثاق الدولي لسلوك وآداب المهنة للمحاسبين المعتمد في المملكة؛ عند إعداد التقارير المالية للوقف.
المادة الثالثة عشرة: العناية بمصلحة الأوقاف وعدالة التعاملات:
1- تضع الجهة لائحة للمشتريات تتضمن الأسس والقواعد ذات الصلة بالأعمال والمشتريات من أجل العناية بتحقيق أهداف الوقف، وضمان الشفافية والعدالة في إجراءات المشتريات، بما يحفظ موارد الوقف ويحدّ من تأثير المخاطر كاستغلال النفوذ والمصالح الشخصية؛ على أن تتضمن هذه الأسس والقواعد -بحد أدنى- ما يأتي:
أ- أن يكون التعامل عند تنفيذ الأعمال وتأمين المشتريات مع الأشخاص المرخص لهم بذلك، طبقًا للأنظمة والقواعد ذات العلاقة.
ب- تحديد أساليب التعاقد والأحكام المقررة لكل أسلوب.
ج- تحديد آليات طلب العروض وتقديمها.
د- تحديد معايير تقييم العروض وقبولها.
هـ- إعطاء أولوية في الشراء والتعاقدات للمحتوى المحلي والمنشآت الصغيرة والمتوسطة؛ بما لا يتعارض مع مصلحة الوقف.
و- إعطاء فرص متساوية لجميع الموردين ومقاولي الأعمال المؤهلين للتعامل مع الوقف.
ز- توضيح المعلومات وتوحيدها في الأعمال والمشتريات المطلوبة، وتمكين المتنافسين من الحصول عليها في وقت محدد.
ح- توسيع مجالات التعامل مع أكبر عدد ممكن من المؤهلين في النشاط الذي يجري فيه التعاقد، بحيث لا يقتصر على أشخاص أو مؤسسات معينة.
2- تخضع المنافسة العامة لمبادئ العلانية والشفافية وتكافؤ الفرص.
3- يكون طرح الأعمال والمشتريات والتعاقد في حدود الاحتياجات الفعلية للأوقاف، وبأسعار عادلة لا تزيد على الأسعار السائدة في السوق.
4- يجب أن تكون إدارة المشتريات مستقلة عن وظائف وعمليات الاستلام ومراقبة المستودع والأرصدة الدائنة والإدارة المالية.
5- يجب أن يُفصل فصلًا كافيًا بين الصلاحيات والواجبات والمسؤوليات للقائمين على عمليات التوريد والشراء، وغيرها من العمليات والمهمات الأخرى، ويجب كذلك أن يُفصل بين مهمات التسجيل والمراجعة والاعتماد والتعامل مع الأصول.
6- يجب أن يفصح كل عضو في المجلس وكل موظف من موظفي الجهة كتابةً -حال علمه- عن أي مصلحة مباشرة أو غير مباشرة له أو لزوجه أو لأحد أقاربه إلى الدرجة الرابعة، في أي مشروع أو اتفاق يعقد مع الوقف، ويبطل أي تصرف مخالف لأحكام هذه المادة يترتب عليه الإخلال بمصلحة الوقف.
الباب الرابع: أحكام ختامية
المادة الرابعة عشرة: تنفيذ القواعد:
1- يراعى عند تطبيق الأحكام الواردة في القواعد نوع الوقف وطبيعته وحجمه والعلاقة التعاقدية بين الناظر والمدير في حال كان الناظر غير الجهة.
2- إذا كانت النظارة على الوقف لدى جهة وإدارته لدى جهة أخرى فيكون المعني بتطبيق أحكام القواعد الجهة الناظرة.
المادة الخامسة عشرة: النفاذ:
يعمل بالقواعد من تاريخ الموافقة عليها.